En el desarrollo de las operaciones de toda empresa existe el riesgo de enfrentar situaciones inesperadas, entre ellas la pérdida de datos, el extravío de documentos, la destrucción de archivos, el deterioro físico de registros; por sucesos fortuitos o de fuerza mayor, e incluso por actos delictivos contra el patrimonio empresarial. Estos incidentes repercuten de forma directa en los libros, documentos contables, archivos físicos o sistemas informáticos que sirven de soporte para la administración empresarial y, al mismo tiempo, para el cumplimiento de las obligaciones fiscales. En Guatemala, la normativa tributaria no solo reconoce la existencia de estos eventos, sino que también impone la obligación de rehacer los registros contables.

En el pasado, la reconstrucción de la contabilidad era un verdadero reto, ya que predominaban los comprobantes en papel. La pérdida de facturas, recibos, estados de cuenta y demás respaldos complicaba enormemente el trabajo, pues había que recurrir a copias físicas, solicitar fotocopias certificadas a proveedores o reconstruir basado en documentos parciales. Hoy en día, la situación es diferente gracias a los avances en la modernización del sistema tributario. La implementación de la factura electrónica en línea, el uso de declaraciones digitales, la banca electrónica y las transferencias bancarias han formado una base documental digital que facilita la recuperación de información.

Actualmente, los comprobantes electrónicos quedan resguardados en al menos tres registros distintos: los archivos del certificador autorizado, los controles de la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) y los propios sistemas del contribuyente. Esto significa que, aunque se destruyan los documentos almacenados en las instalaciones físicas de la empresa, la información esencial permanece en ambientes digitales seguros.

Sin embargo, es importante resaltar que el beneficio tecnológico no elimina la responsabilidad del contribuyente. El artículo 112 “A” del Código Tributario (CT) establece de manera obligatoria que los registros contables deben rehacerse en un plazo máximo de tres meses desde ocurrido el hecho que provocó su pérdida o destrucción. Además, exige se acredite la situación, es decir, contar con documentación o constancias que demuestren la ocurrencia del evento, como actas notariales, denuncias penales o policiales o reportes de siniestros, entre otros más.

El plazo de tres meses es término fatal, pues en una eventual fiscalización de la SAT no basta con alegar que los documentos se dañaron o destruyeron. Si transcurre dicho período sin que la contabilidad haya sido reconstruida, la empresa se expone a consecuencias fiscales graves.

Entre ellas destaca la sanción establecida por el mismo CT: no rehacer los registros o hacerlo fuera de plazo se considera resistencia a la acción fiscalizadora. La multa aplicable asciende al uno por ciento de los ingresos brutos obtenidos durante el último período mensual, trimestral o anual declarado, según el régimen del impuesto fiscalizado. Esta sanción puede ser significativa, especialmente para empresas con altos volúmenes de facturación.

La gravedad de la situación aumenta aún más cuando, para exigir el cumplimiento, la SAT recurre a un juez competente y en ese caso el incumplimiento se tipifica como delito de resistencia a la fiscalización, de conformidad con el Código Penal.

Por lo delicado del asunto, es recomendable que los contribuyentes actúen de manera rápida al ocurrir un evento de pérdida de información, documentando las circunstancias, se notifique a las autoridades cuando corresponda y se inicie de inmediato la reconstrucción contable.