Los registros públicos desempeñan un papel importante en la sociedad. En ellos se inscriben actos y hechos jurídicos de trascendencia que, al estar debidamente registrados, generan la certeza jurídica correspondiente en un Estado de derecho.

Diversas situaciones, como el nacimiento, el matrimonio, la muerte, los derechos de propiedad sobre un bien inmueble o la constitución de una sociedad anónima, se inscriben en el Registro Nacional de las Personas, el Registro General de la Propiedad y el Registro Mercantil.

El objetivo de las inscripciones registrales es brindar seguridad y certeza jurídica a situaciones de carácter social y económico que pueden surgir en la vida de las personas, como las mencionadas anteriormente. La información contenida en los registros permite que cualquier persona conozca el contenido de las inscripciones, por ejemplo, el estado civil de una persona o si un bien inmueble está hipotecado.

Hasta hace algunas décadas, los registros públicos realizaban las inscripciones de forma manuscrita en libros compuestos de varios folios. Estos documentos debían conservarse en buen estado para resguardar la información y emitir certificaciones cuando fueran requeridas. Sin embargo, estaban expuestos a las inclemencias del tiempo, lo que ocasionaba deterioros inevitables y, en algunos casos, pérdidas irreparables por incendios o inundaciones.

No resistirse a la modernización

Esa forma de llevar los registros ocasionaba que los trámites demoraran semanas o incluso meses, lo cual afectaba directamente a los usuarios, al desarrollo de los negocios y, por supuesto, a la inversión, tanto nacional como extranjera, ante la ausencia de certeza legal.

La resistencia a la modernización, la brecha digital, la corrupción y, en algunos casos, los propios sindicatos de los registros públicos han retrasado por años la incorporación de medios digitales en esas instituciones. Sin embargo, con el tiempo se han logrado superar algunos de esos obstáculos.

Con la llegada de la tecnología a mediados de los años noventa comenzó la era de la digitalización. Se inició con el escaneo de los libros antiguos para resguardar todas las inscripciones que contenían, y se generaron varias copias de esa información para garantizar la seguridad de los usuarios. También comenzó el uso de los registros electrónicos.

Este primer paso se dio en el Registro General de la Propiedad, institución pionera en el uso de la tecnología en Guatemala. Posteriormente fue replicado por el Registro Mercantil, los registros civiles —a través del Registro Nacional de las Personas— y otras entidades que hoy se encuentran en etapa de actualización.

Transparencia y rapidez

La modernización y el acceso remoto a los registros han significado eficiencia, rapidez y transparencia en la tramitación de solicitudes, al tiempo que brindan seguridad y confiabilidad a esas instituciones.

En el Registro General de la Propiedad, actualmente es posible presentar documentos en forma electrónica para solicitar su inscripción. El testimonio de la escritura pública es escaneado y suscrito con la firma electrónica avanzada del notario, para luego ser cargado en la plataforma creada para ese fin. Los aranceles e impuestos pueden pagarse mediante banca electrónica o con tarjetas de crédito o débito, según el caso. Una vez completada la inscripción, las razones pueden descargarse desde la página web sin necesidad de acudir al Registro, lo cual resulta útil para los usuarios, sin importar en qué departamento del país se encuentren.

Otros registros también son ejemplo del uso eficiente de la tecnología. Entre ellos se pueden mencionar el Registro Mercantil, el Registro de Garantías Mobiliarias, el Registro Nacional de las Personas y el Registro de la Propiedad Intelectual.

El Registro Mercantil fue el primero en autorizar a los notarios el uso de la firma electrónica avanzada. Hace más de diez años, se implementó el sitio web www.minegocio.gt. que permitió gestionar a distancia la inscripción de sociedades mercantiles. Este sistema facilitaba el registro de una sociedad en un plazo de entre ocho y quince días hábiles. Sin embargo, aún era necesario acudir de forma presencial al registro para presentar los documentos originales, entregar sus copias y recoger las razones y patentes, lo que restaba eficiencia al proceso.

En la actualidad, el Registro Mercantil ha avanzado considerablemente en el uso de la tecnología. La inscripción de una sociedad mercantil puede hacerse completamente en línea y se efectúa de forma simultánea en la Superintendencia de Administración Tributaria. Usualmente, el trámite se completa en un plazo que rara vez excede los tres días hábiles, lo cual representa un avance positivo para el clima de negocios en el país.

Revertir el rezago

No obstante, no todo es favorable. Algunos registros se han rezagado significativamente en la modernización de sus procesos, por lo que deberán tomar medidas urgentes para ponerse al día con esa tarea pendiente, que sin duda afecta tanto a los usuarios como al país.

Todo esfuerzo encaminado a mejorar la gestión de los registros públicos es plausible. En la medida en que los ciudadanos perciban un sistema transparente y eficiente, aumentará la confianza en las instituciones. Esto contribuirá a fortalecer el Estado de derecho y generará certeza jurídica, abriendo paso a una mayor inversión, tanto nacional como extranjera.

Debemos ser conscientes de que los avances tecnológicos en esta época son constantes. El acceso remoto a los registros, el uso de la firma electrónica avanzada y la digitalización de documentos ya no son suficientes. Nos encontramos en una nueva etapa, en la que la incorporación de la inteligencia artificial plantea un nuevo desafío.

Como reto legal, será necesario afrontar posibles reformas legislativas que permitan la incursión en nuevas tecnologías. Esto generará debates en torno a la seguridad y fiabilidad de los medios empleados, y exigirá una especial atención en la protección y resguardo de los datos personales, información privada que será manejada por sistemas de inteligencia artificial.

Encuentre más de Guatemala No Se Detiene en nuestros canales de video de Prensa Libre y Guatevisión, un contenido en alianza enfocado en periodismo de soluciones.